Resan från operationell till finansiell leasing hos Transtema

 

 

Transtema som har en fordonsberoende verksamhet över hela landet har under en tid jobbat med att byta leasingmodell från operationell leasing till finansiell. I detta arbete sökte man en lösning för att administrera vagnparken och hittade Carsmart. Följ med när Henrik Olsson, Fleet Manager hos Transtema, berättar om övergången och hur man använder Carsmart.  

 

Transtema bygger, underhåller och sköter driften av olika typer av kommunikationsnät och har cirka 870 fordon och inventarier i Carsmart. Det är allt från lätta lastbilar som används i verksamheten för installation och felavhjälpning till en del poolbilar och tjänstebilar. I Carsmart håller man också reda på annan utrustning som minigrävare, snöskotrar, släp och sexhjulingar.

 

Tidigare har Transtema finansierat sina fordon med hjälp av operationell leasing, vilket förenklat innebär att man långtidshyr ett fordon i ett antal år och betalar ett fast pris per månad för det. Vill man byta eller göra sig av med ett fordon innan leasingperioden går ut betalar man ofta en avbrottsavgift. Genom att i stället gå över till finansiell leasing finns inte den typen av begränsningar eller avbrottsavgifter och du som har hand om vagnparken får en större flexibilitet att byta ut eller sälja fordon allt eftersom behovet varierar.

 

–  Vi kör ofta minst fem år med våra driftsbilar, men om vi plötsligt får en ny affär som kräver en annan typ av fordon har vi med en finansiell leasingmodell enklare för att byta till mer lämpliga fordon och behöver inte betala avbrottsavgifter i samma omfattning. I omställningen mot eldrivna fordon är detta extra viktigt och vi vill på ett enkelt sätt kunna byta ut våra dieseldrivna fordon i takt med att elektrifierade alternativ blir tillgängliga på marknaden.

 

Varför valde Transtema Carsmart?

– Eftersom vi ville gå från den operationella leasingmodellen, kunna hantera alla fakturor och följa upp kostnader för fordon så insåg jag under 2020 att vi behövde ett stödsystem. Genom en kontakt på ett annat bolag med en stor fordonsflotta och sökande så hittade jag Carsmart. Det vi behövde var ett verktyg för att kunna administrera fordonsparken, beställa drivmedelskort, följa upp kostnader, lägga in varningar, besiktningsrekvisitioner och så vidare. Det hittade vi i Carsmart. Det vi också tyckte var bra med Carsmart var att man är en oberoende partner som inte är knuten till en finansiär eller andra parter. På så vis kan vi själva välja finansiär, däckleverantör, verkstadspartner och vi kunde få en flexibilitet vi inte hade innan.

 

Carsmarts gränssnittet där vi kan göra mycket själva är också en stor fördel eftersom vi slipper fylla i blanketter som ska skickas in till leasingbolag och följas upp.

 

 

Hur har övergången till Carsmart gått till?

– Det var en process som skett löpande från 2020 och pågår allt eftersom bilar med operationell leasing fasas ut. I takt med att de operationella avtalen gått ut har vi lyft över de befintliga bilarna till Carsmart, alternativt ersatt med nya, och lagt in dessa i Carsmart. Processen har krävt en viss insats från vårt håll men jag har inte ångrat att vi har gjort övergången.

 

Hur många är det som administrerar vagnparken och hur har ni upplevt övergången?

– Det är jag och min kollega Cecilia Lidén som administrerar vagnparken. Inlärningskurvan för att komma in i Carsmart var inte särskilt brant och användargränssnittet är bra i förhållande till många andra system. Vi upplever båda två att det är lättarbetat.

För vårt hållbarhetsarbete underlättar Carsmart rapportering med den inbyggda miljörapporten. Med Carsmart kan vi på ett lätt sätt hålla koll på exempelvis andelen förnybart bränsle som tankas. Tidigare har det varit spretigt med miljödata som krävt mycket manuellt arbete för att sammanställa från olika system. Nu kan vi snabbt få en översikt och detaljerade rapporter i Carsmart som vi lämnar över till vår hållbarhetsansvarig.

 

Har förarna märkt av övergången?

– Förarna har inte märkt övergången nämnvärt. De stora vinnarna med Carsmart är vi som administrerar vagnparken och våra enhetschefer som själva kan gå in och se avvikande kostnader, konstiga tankningar och beställa nya drivmedelskort. Den hanteringen har tidigare legat på mig och Cecilia.

 

Carsmart går att integrera mot andra system – hur har Transtema använt den möjligheten?

– Något som har underlättat för oss är viljan till integration hos Carsmart. Vi har integrerat Carsmart mot flera andra system för att få till ett effektivt flöde så att all relevant data kontinuerligt är uppdaterad utan manuell hantering vilket spar mycket tid för oss, avslutar Henrik.